Savoir s'organiser chez soi


 

 

 

 

 

Comment installer son espace de travail chez soi quand on ne dispose que d'un bout de salon ou d'un pan de mur dans une chambre ?

D'abord, faire le vide, c'est à dire éliminer de votre vue ce que vous n'utilisez plus ou très rarement. Soit vous jetez à la poubelle, donner à des proches ou des amis ou à l'Emmaüs près de chez vous ou... à la cave ou au garage selon la place dont vous disposez.

L'idéal : UNE PIECE DEDIEE.

Ensuite, optimisez l'équipement pour éviter que la vie professionnelle ne prenne le pas sur la vie privée. Trouvez par exemple, un placard ou des rangements où seront vos "outils" professionnels et dès que votre journée est finie, rangez tout. Une pièce dédiée peut être un garage, un sous-sol ou... un grenier ! Bien sûr, il faut l'aménager, cela va de soi !

Organiser l'espace en fonction de votre activité. N'hésitez pas à dessiner un plan pour vous aider à trouver la meilleure configuration. Si vous travaillez à plusieurs, prévoyez d'espacer les bureaux...

Si vous reçevez des clients, soignez les détails qui renforceront votre images professionnelle : Réservez un mur à vos travaux, si votre activité est artisanale par exemple. Vous pouvez aussi prévoir, comme certains, un petit coin pour prendre le café...

Pour acquérir du mobilier pas cher, consultez ebay, priceminister entre autre sur Internet mais aussi près de chez vous, les dépôts ventes, etc...

5 CONSEILS POUR MIEUX AGENCER SON BUREAU

  1. Les objets dont je me sers le plus souvent doivent être les plus proches de moi
  2. Je réfléchis au nombre de gestes que je dois accomplir : manipuler des chemises est plus simple qu'utiliser une collection de classeurs.
  3. Je range les dossiers en cours dans un porte-revue pour les saisir plus facilement.
  4. Je ne conserve que les dossiers de l'année à proximité de moi. Le reste est archivé et est envoyé à la cave ou au fond d'un placard.
  5. Je vais du post-it un usage très limité.

Choisissez les bons outils :

Mettre à l'abri ses données, travailler à plusieurs sur un même document, charger les mises à jour des logiciels, organiser des sauvegardes régulières... Votre statut de créateur à domicile va vous imposer de nouvelles habitudes de travail. Voici les outils et les principes qui permettent aujourd'hui d'allier travail à domicile et performance :

  • Echange de fichiers : utilisez des formats standards. Enregistrez vos fichiers au format .pdf, format universel lisible par n'importe quel ordinateur, ce qui n'est pas toujours le cas du .doc (format Word).
  • Sauvegarde des données : privilégiez les systèmes de back-up extérieurs. Les sauvegardes doivent être quotidiennes, c'est impératif. Solution la plus économique : la clé USB. Mais attention à ne pas l'égarer ! Préférez les disques externes (idéalement de 500 Go) et n'hésitez pas à alterner les sauvegardes sur deux disques. Le must en termes de sécurit étant la sauvegarde sur un serveur situé hors domicile.
  • Sécurité et authentification : créez vous plusieurs adresses email. En vous créant plusieurs adresses mail gratuites (laposte.net, gmail, voilà.fr, vous pouvez séparer vie professionnelle et vie privée et utiliser ce courriel gratuite comme sauvegarde pour vos fichiers en les envoyant en pièce jointe à cette adresse connue de vous seul et accessible depuis n'importe quel ordinateur.
  • Travail collaboratif : pensez aux logiciels en ligne. De nombreux logiciels ou plate-formes internet proposent aux indépendants de partager des documents et de travailler dessus, ensemble et en même temps. Ces solutions sont souvent payantes. Sachez cependant que Google propose un programme de ce type (Google document et tableur), accessible gratuitement.
  • Mise à jour : ne les négligez pas. Un système à jour permet de maintenir un ordinateur au top de sa forme, de limiter les intrusions, d'éviter les bugs... Des messages d'alerte intégrés à votre machine vous informent régulièrement des mises à jour à effectuer. Apprenez à les faire vous même, ce n'est pas très compliqué.

LES OUTILS :

Quel téléphone ?

Le téléphone portable est tout simplement indispensable au télécréateur. Smartphone, PDA communicant ou simple mobile, vous aurez l'embarras du choix.

Une priorité cependant : l'autonomie, qui doit être de TROIS HEURES AU MOINS. Côté forfait, optez pour trois heures minimum (environ 45 euros par mois selon les opérateurs).

Chez vous , optez pour la téléphonie fixe illimitée couplée avec une offre internet ADSL (environ 30 euros par mois selon les opérateurs). Si vous travaillez à plusieurs sur un projet, pensez à la téléphonie sur Internet, des logiciels comme Skype ou Wengo permettent de téléphoner gratuitement en utilisant des ordinateurs connectés sur le web et de partager les fichiers. Le conseils des experts : si vous téléphonez sur Internet, équipez vous d'un casque (30 à 120 euros). Cela évite les effets d'écho et les parasites.

Quel informatique ?

La place étant une priorité pour vous, optez pour...un écran plat ! Et pour un maximum de confort de travail, voyez grand. Un écran de 19 pouces est l'idéal mais la mode est au 22 pouces (des prix très accessibles). Si vous vous déplacez l'ordinateur portable s'impose. choisissez-le bien équipé et puissant (1Go de ram minimum), là aussi avec un large écran de 17 pouces (il en existe de très performants pour des prix très accessibles). Côté sécurité, stockez vos données sur un ou plusieurs disques durs externes (160 Go minimum) avec des sauvegardes hebdomadaires. Le conseil des experts : à la maison, travaillez sur secteur pour économiser la batterie de votre portable.

Quels appareils de bureautique ?

Un fax n'est pas forcément indispensable (la plupart des documents sont à présent envoyés en pièces jointe par mail). Idem pour le scanner : votre petit appareil photo numérique pour peu qu'il possède 5 millions de pixels, peut très bien le remplacer.

Photographiez le document en mode macro, chargez le sur l'ordinateur et le tour est joué. Vous aurez en revanche besoin d'une imprimante. Choisissez un modèle jet d'encre, avec une bonne résolution 4800x1200 dpi) et une vitesse suffisante (8 pages minutes).

Si vous avez vraiment besoin des fonctions fax ou scanner et que votre place est comptée, optez pour une imprimante multifonction.

 

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